Hai, Teman KOCO! Kalau kemarin kita sudah membahas tentang pengertian dari invitation letter beserta dengan jenis dan strukturnya, kali ini Minco akan ajak kamu lagi untuk membuat invitation letter yang menarik dan pastinya mudah dipahami oleh pembaca atau penerima surat. Okey, tanpa berlama-lama lagi, yuk kita mulai membuat invitation letter! Cekidot…

Review Singkat

Sebelum membuat invitation letter, Minco mereview nih materi sebelumnya agar kamu ingat kembali. Jadi, invitation letter adalah surat undangan yang berisi ajakan atau permintaan kepada seseorang untuk datang ke suatu acara. Invitation letter ini sering digunakan untuk acara ulang tahun, pernikahan, perayaan hari spesial, dan lain sebagainya.

Invitation letter terbagi menjadi dua jenis, yaitu yang pertama formal invitation yang biasa digunakan oleh institusi atau acara formal seperti acara sekolah, rapat osis, pembagian rapor, hingga pertemuan wali murid. Dalam jenis undangan ini, terdiri dari tiga bagian penting yaitu opening (pembuka) yang mencakup kop dan nomor surat (letter head; optional), nama dan alamat penerima surat (receiver), judul acara, dan salam pembuka. Kemudian pada bagian kedua yaitu body (badan surat) berisi tujuan undangan, tanggal, waktu, dan tempat acara diselenggarakan. Bagian terakhir yaitu penutup mencakup beberapa hal seperti salam penutup, signature (ttd pengirim), dan nama pengirimnya.

Kebalikan dari formal invitation, informal invitation ini lebih banyak digunakan untuk acara yang tidak resmi seperti ulang tahun, reuni. makan bersama, dan lainnya. Jika kamu tidak lupa, struktur dari informal invitation ini bebas dan tidak terikat aturan. Namun, setidaknya sudah mencakup nama pengirim, tujuan acara termasuk tanggal, waktu, dan tempat acara, serta contact person.

Nah, itulah sekilas penjelasan terkait invitation letter. Sekarang kita mulai membuat invitation letter yang menarik!

Cara Membuat Invitation Letter

Okey, untuk membuat invitation letter ada beberapa langkah yang perlu kamu lakukan agar undangan kamu terlihat jelas dan dapat dipahami oleh penerima surat. Di antaranya yaitu:

Pilih jenis acara

Hal pertama yang harus kamu lakukan dalam membuat invitation letter adalah memilih jenis acara yang akan diselenggarakan. Misalnya, kamu ingin mengadakan acara pesta ulang tahun yang ke-17 atau sweet seventeen party. Nah, berarti kamu tidak harus membuat undangan yang bersifat resmi (formal invitation), melainkan informal invitation saja.

Jadi, jika kamu sudah mengetahui acara apa yang akan kamu selenggarakan, maka kamu bisa menentukan jenis undangan yang bagaimana yang harus kamu buat. Kalau melihat dari contoh di atas, kamu bisa menggunakan undangan yang colorful, bertema birthday party, dan berbentuk kartu.

Tentukan waktu dan tempat acara

Setelah mengetahui jenis acara yang akan diselenggarakan, kamu bisa mulai menentukan tanggal, waktu, dan tempat acara secara jelas dan detail. Misalnya acara ulang tahun kamu akan diadakan pada hari minggu, 30 Oktober 2022, pukul 10.00, di rumah kamu sendiri atau hotel bintang 5. Untuk tempat acara, jika perlu cantumkan denah gedung atau peta jalan menuju tempat acara untuk membantu para tamu undangan.

Tips untuk kamu, pilihlah waktu yang tepat untuk acara penting kamu. Misalnya di waktu malam dimana semua orang lebih berpeluang untuk bisa datang, atau pada hari libur sekolah/kerja. Dengan begitu, pesta atau acara yang kamu selenggarakan akan lebih meriah dan menyenangkan.

List tamu undangan

Langkah selanjutnya yaitu kamu harus mendata siapa saja orang yang akan kamu undang dalam acara. Agar tidak ada yang tertinggal atau terlupakan, coba list berdasarkan jenisnya. Misalnya, teman kelas, keluarga besar, tetangga, klub olahraga, dan lainnya.

Sebenarnya, kamu tidak harus mengundang semua orang. Cukup orang terdekat atau orang kamu kenal saja. Terkadang kamu juga harus melihat budget atau kapasitas ruangan untuk bisa menentukan jumlah tamu undangan.

Cantumkan informasi tambahan (optional)

Jika ada informasi tambahan seperti dress code yang harus digunakan, kartu undangan harus dibawa ketika datang, RSVP (permintaan untuk membalas), contact person, atau peta jalan menuju tempat acara, maka harus kamu cantumkan di bagian akhir surat. Informasi tambahan ini sangat penting dan jangan sampai terlupakan, dengan begitu acara kamu akan berjalan sesuai dengan rencana.

Buat invitation letter

Langkah yang terakhir yaitu membuat surat undangan dengan memasukkan informasi tentang:

• Receiver (Nama penerima) ➡ Athena, Uncle Adam, Ms. Hanin, My beloved cousin Ilayya, 99 line squad, 7 choir, etc.
• Event name (Nama acara) ➡ Karina’s Sweet Seventeen Party, Bina Bangsa High School’s Porm Night, The Engagement of Athena & Eric, etc.
• Day and date (Hari dan tanggal) ➡ Sunday, October 30 2022, Saturday night, 5 November 2022
• Time (Waktu) ➡ 10.00 AM – finish, From 8 pm until 12 pm
• Place (Tempat acara) ➡ Sakhira’s house, The Ballroom of Orchid Hotel, Serendipity Steak House, etc.
• RSVP or Contact person (Nomor pengirim yang bisa dihubungi) ➡ Felix: 08182xxxxxxx, aldric.tiger@yuhuuu.com
• Event sender or organizer (Pengirim atau penyelenggara acara) ➡ With love, Marioline; Hermawan & Rachel, Chairman of the OSIS Bina Bangsa High School

Contoh Invitation Letter

Birthday party

WFD

Graduation party

WFD

Bagaimana, Teman KOCO? Sudah mulai paham kan dengan bagaimana cara membuat invitation letter yang menarik?

Kalau kamu ada pertanyaan, langsung tulis di kolom komentar, ya.

Kamu juga bisa mendownload rangkuman materi gratis, menonton video pembelajaran atau bertanya langsung dengan guru menggunakan KOCO Star.   

Yuk, dapatkan semua aksesnya dengan klik banner di bawah ini!